הנה הרשימות שקיבלתי מכן – חברות ולקוחות, קוראות ומשתתפות – אז לפני הטיפים שלי, קודם כל אתן. לחצו – זה קישור לרשימה:

יש לנו לפסח התשפד

הכנות לשבת (1)

פסח התשפד איה

רשימה לשבת שבע ברכות

רשימה לשבת חורף נסיעה

רשימה לאריזה נסיעה לחול

הכנות כלות

חוברת חתונה

מזל טוב! מזל טוב! הטלפון אינו פוסק מלצלצל ואת מנסה להשחיל בין לבין שיחה לאולם, לסגור תאריך, ומקווה שבשיחות הבאות תוכלי כבר להגיד למי שמאחל מזל טוב על האירוסים – שיש כבר תאריך לחתונה, ואז את קולטת מה עומד לפנייך בחודשים הקרובים! ואווו! בשמחות, כמובן, וחס ושלום, לא שאנחנו מתלוננים אבל – מליון ואחד דברים צריך לעשות! 

קודם כל תתכנני. 

המדריך הזה עוסק בתכנון ומדבר על מה שאפשר לתכנן ועל מה שאי אפשר לתכנן, על מניעת בלתמ"ים ועל הבלתי צפויים שצריך להיערך לקראתם. לא משנה מה יקרה – הכל יהיה בשמחה! 

תכנון לקראת אירוע – הכנות בלחץ 

תכנון הוא חשיבה על כל המשימות שיש לבצע ויצירת התאמה בין הביצוע לבין הזמן. כשהזמן, המשימות והאנשים המבצעים מחוברים זה לזה בהיגיון מציאותי – יש לנו תכנית עבודה טובה ביד, תכנית שאפשר לממש.

יפה!

התכנון דומה בעיניי ל"הצעת הגשה" שמצולמת על אריזה של אבקה להכנת פודינג או פירה או עוגה בחושה. יש לי ביד אבקה, הציור הוא "להמחשה בלבד" ואין סיכוי שהתוצאה שלי תהיה דומה לתמונה שעל גבי האריזה! ככה גם כשאני מתכננת – אני חושבת, כותבת, משוחחת עם האנשים הנוגעים בדבר, מסכמת דברים, מאשרת ומאשררת ובסוף – בלת"ם אחד גדול!

ניהול סיכונים

לתכנן חתונה זה לתכנן עסק – שגם מגלגל לא מעט כסף. כמו בעסקים, שבהם משקיעים כסף ואי אפשר לדעת בודאות איך יצליח המוצר ובכמה נמכור, כך גם בחתונה – אנחנו מתכננים בתנאי אי ודאות. 

יש דברים שאנחנו יודעים – מה הדברים המוחלטים בתכנון האירוע שלנו? שהאירוע יהיה באולם [ולא בחיק הטבע למשל, כזה שהמוזמנים מביאים איתם כיבוד מהבית. נכון?], שיהיה צלם, שתהיה תזמורת, שנזמין פרחים, שהשמלה של הכלה תהיה לבנה [סוג של לבן, בסדר] – תאריך, שבע ברכות משפחתי. 

הרשימה המלאה של הדברים שצריך לארגן לחתונה נמצאת בקישור הזה, תיכנסו ותורידו לכם, ללא עלות. 

מה עם הדברים שאיננו יודעים?

אפשר לדעת חלק מהם. קוראים להם בלת"מים [בלתי מתוכננים] ואומרים שהם היו "בלתי צפויים" וזה נכון – כי אנחנו לא טרחנו להרים את הראש, להסתכל מסביב ולצפות עליהם כשהם מתקרבים אלינו! תכננו לצאת לשבעה סלוני כלות באותו יום  כדי למצוא שמלה מתאימה. האם לא ניתן היה לצפות שאחרי שלושה נהיה הלומי עייפות ואחרי חמישה כבר לא נדע מה ראינו בכל מקום ואפילו התמונות שצילמנו כדי לזכור מה היה יפה במיוחד – מתערבבות לנו בראש?

אנחנו מתכננים תוכניות בלי להתחשב בהרגשות שלנו, בעייפות שלנו, במצב הרוח שכנראה ילווה אותנו בנקודה זו של השעה ביממה וביום זה של השבוע, בלחצים הנוספים ובמין אופטימיות מרחפת אנחנו מעמיסים על לוח הזמנים משימות שלא תוכלנה להתבצע. 

תכנית טובה יורדת לפרטים, מתחשבת באנשים ולא מתייחסת למשימות ולזמן בלבד. תכנית עבודה שאפשר לבצע אותה היא תכנית אנושית, מתחשבת, מדויקת לנו ולאישיות שלנו ולסגנון הפעולה שלנו.

הנה דוגמאות לטעויות בתכנון, כאלו שאם אין מתכננים אותם, כל התכנית יורדת לטמיון:

• אנחנו מופתעים כאשר אנשים אינם מסכימים לדעתנו ונדרש זמן מה לשיחה ארוכה כדי להסביר, לנתח, להקשיב, לנמק ולדון בדברים עד שמגיעים להסכמה.[מחותנים חדשים, כלות קודמות, דיונים על צבע הבגד של המשפחה באירוע]
• אנחנו מתנהגים כאילו אי אפשר היה לצפות תגובות כמו כעס מצד אנשים אחרים ומתרעמים שהטיפול ברגשות הללו גוזל מאיתנו זמן רב. [הכלה, למשל, במתח נפשי לא קטן]
• אנחנו מתעלמים מכך שאנחנו עשויים להיות עייפים, עצבנים או כאובים בזמנים מסוימים ומתכננים תוכניות שדורשות עירנות מקסימלית בזמנים שבהם סביר שנסבול מכאב ראש, מכאבי גב, מתשישות. התוכניות כמובן נדחות ואנחנו מתנצלים שזה היה בלתי מתוכנן – "חשבתי שאוכל להיות ערנית וחייכנית ושמחה ומלאת אנרגיה גם אם ישנתי רק ארבע שעות בלילה שלפני אתמול ומאז אני ערה ועובדת!! " – זה היה צפוי, בואו נודה על האמת.
• לא לקחתי בחשבון שיש שם תור ענק בקופה. [או שיש פקקים. מהיום קחי בחשבון!]
• שכחתי שהם דורשים תעודת זהות כפיקדון ורק ככה אפשר לבצע את התהליך – ולא הבאתי איתי ייפוי כוח / טופס מתאים וכו'. [תבררי קודם!]
• הניסיון הוכיח כבר אלפי פעמים ששיפוצים וקניות לאירועים עולים יותר ממה שתכננו בהתחלה. הייתי צריכה להתכונן לכך – ולהתאמץ יותר כדי להישאר במסגרת התוכניות המקוריות – לחשב את החריגה מראש וגם למנוע מעצמי להיחשף לרעיונות ולעיצובים שיפתו אותי להגדיל את ההוצאות.

בזמן התכנון אפשר למנוע בעיות כמו היווצרות חוסר שינה וכאב ראש, על בעיות כמו רעב ותשישות, וגם לחשוב מראש על פתרונות והתמודדות עם הקשיים הללו כשהם מתעוררים – החל בהקצאת ימי חופשה כדי להתכונן לחתונה ועד לויתור על משימות שוטפות של ניהול הבית – בתקופה של האירוסים וההכנות לחתונה.

מה שאנחנו יודעים שאיננו יודעים

יש הפתעות שאפשר לשער שהן יקרו, אם כי לא נוכל לדעת ובאיזו עוצמה. 

היערכות מראש למצבים בעייתיים [כאב ראש? יש לי כדור משכך כאבים בארנק!] מונעת מאיתנו את הצורך להחליט ברגעים של לחץ גדול ומתח נפשי. התעוררה בעיה גדולה? "י – דעתי!" אם סגור – נלך למקום זה וזה, אם נתעכב שם יותר מידיי נלך לאיקס ולא לווי. אם נרגיש שזה לא הולך, נעבור לנושא הבא, ובקשר לנושא הזה נדון עם גורם אחר ביום שני, ונבוא אליהם בחזרה עם הנתונים החדשים שגורם איקס נתן לנו.

לכל תכנית – ערכו גם תכנית ב'. תכנית מגירה.

ברבורים שחורים

הם קיימים, למרות שכמעט אף פעם לא ראינו אותם כי אנחנו רגילים לראות ברבורים צחורים בלבנם. יש הפתעות שאי אפשר היה לצפות, ואי אפשר היה להיערך אליהם. הן נדירות. בואו נזכור שהכל לטובה, ונחשוב איך להפיק את המיטב מהמצבים הללו.

בינתיים בואו נתכנן את כל הפרטים:

1.     נגדיר את המשימות הנדרשות להפקת האירוע.
2.     נתאם עם האנשים שעובדים ביחד איתנו על ההפקה את הלו"ז שלהם.
3.     נארגן את המשימות ביומן של כולנו בסינכרון ובהתאמה ליכולות האישיות, לרמת העייפות, למחויבויות האחרות בחיים.
4.     נגדיר זמן, כוח וכסף שאנחנו מקצים לאירוע.

בנימה אישית

אחרי נישואי שלושה ילדים, בלי עין הרע, שלוש חגיגות בר מצווה, חמש מסיבות בת מצווה, בריתות, פדיון הבן [שנים! נדיר!] אני מתחברת לאמירה של אחותי "זה לא שסיימתי את ההכנות לחתונה, פשוט החתונה הגיעה, אז הפסקנו!"

לפני כל אירוע, רשימת המטלות והמשימות לביצוע ארוכה כל כך, והיומיום השוטף בשגרה עמוס כל כך, עד שהתכנון נראה כבלתי אפשרי בכלל!

הניסיון שלי אומר שאפשר בהחלט – תפתחי יומן, תתחילי לתכנן, תרדי לפרטים, תתחשבי ברגשות של כל מי שסביבך ותראי שאתם מצליחים לנהל את האנרגיה של כל המשפחה יחד כדי להכין אירוע שישקף את הערכים שלכם כמשפחה, את הטעם והסגנון שלכם ואת החוויה האישית שלכם.

בהצלחה!