שאלת השאלות: איך מתכננים  את ערב פסח? זה זמן לחוץ, עובדים, הילדים בחופשה, חייבים לנקות ולסדר ולהספיק – כל רגע צצים דברים חדשים וההפתעות לא מפסיקות. חשבתי שהניקיון ייקח לי שעה והוא גזל שעתיים. תכננתי להקדיש שלוש שעות לקניות, עברו כבר חמש ואני עדיין באוטובוסים. מה נאכל לארוחת צהרים אם המטבח כבר פסחי ואינני רוצה למלא את כולם בתפוחי אדמה שבועיים לפני פסח?

הבלבוסטע האולטימטיבית אומרת שהכל תלוי בתכנון, אבל איך מתכננים את ערב פסח?

למעשה, כל פרויקט גדול ומורכב מתוכנן לפרטי פרטיו תוך צפיה מראש ותכנון בלת"מים [בלתי מתוכננים]. כשעסקים יוצאים לפרויקט הם כוללים בתוכו את כל האנשים שצריכים להיות שותפים לפרויקט, מתחשבים בלוחות הזמנים שלהם, ביכולות שלהם, בהספקים, בדרישות של הלקוח ובתנאי השוק ויוצאים לדרך.

זה מה שתעשי עם פסח:

תבררי מי האנשים שעובדים איתך ומה לוח הזמנים שלהם. את צריכה לברר את המחויבויות האחרות שלהם – בנותייך מתנדבות בארגון חסד? בעלך מחויב לעבודה או ללימודים? הבנים בבית והם מתכננים טיול עם חברים לקראת האביב ועוד לפני פסח? הם לומדים בישיבת "בין הזמנים"? האם גיסתך מצפה לעזרה? מי נוסע לעזור לסבא ולסבתא לקראת החג?

תבררי מה ההעדפות שלהם – בנים אוהבים לעבוד עם מכשירים ומדיפים מכשירים רעשניים וגדולים [לא סמרטוט, חס ושלום]. יש מי שאוהבת קניות, יש מי שאוהבת בגדים.

תבררי גם את ההספקים – לא בטוח שתוכלי לדון בכך בגלוי עם כל אחד מהילדים אבל את צריכה לקחת בחשבון את מידת הזריזות והיעילות של כל אחד מכוח העזר שלך.

יש לך רשימת מטלות לקראת החג?

עכשיו כל הנתונים בידיים שלך.

את בונה לוח פרויקט שנקרא גם "לוח גנט". אפשר להעזר ביומן, אפשר להכין פלקט גדול ולתלות במטבח. למיקרוסופט יש תוכנה שנקראת "פרוג'קט" והיא מיוחדת לתכנון לוחות גנט. אם יש לכם בבית לוח מחיק ממש גדול [מטר על שנים] תוכלי לכתוב עליו.

את משרטטת את הימים שנותרו עד פסח, ומהסוף להתחלה כותבת מה צריך להתבצע בכל יום.

איך יוצרים לוח גנט?

*        מפרקים את הפרויקט של ניקיון לפסח לפעילויות ולתת פעילויות: מטבח – מקרר, תנור, ארונות למעלה, ארונות למטה, מיקסר, מעבד מזון, מיקרוגל, טוסטר, טוסטראובן, וכו' כותבים הכול ברשימה.

*        מסמנים אילו פעילויות אינן יכולות להתבצע לפני פעילויות אחרות. למשל, אי אפשר לקנות את הבשרים לפני שמנקים את המקרר. אי אפשר לנקות את התנור לפני שמסיימים עם האפיה כולל חלות [מי שמקפידה] שיהיה לשבת הגדול. אי אפשר לנקות ארונות למטה כשהארונות למעלה לא נקייים – הם יתלכלכו. וכדומה. יש כמובן גם פעילויות לא קשורות זו לזו שאותם עושים לפי רמת העיסוק של כל אחד מהאנשים שעובדים

*        משבצים את הפעילויות בלוח הזמנים – טורים שכל אחד מהם מסמן יום. לוח הזמנים מכיל את כל הפרויקט. ניתן להכין גם לוחות קטנים לתלייה במקום העבודה – הם יהיו באורך שבוע או שבועיים לכל היותר. לוח גנט שכתוב בתוך יומן נותן תמונה ברורה על משך הזמן שנשאר עד סיום הפרויקט. כשמסמנים פעולה או משימה לאורך השורה – ברור למסתכל כמה זמן צריך ליחד לכל פעילות שיש לבצע.

*        מסמנים בחיצים "נתיב קריטי" שמסמן את שרשרת הפעילויות שכל אחת יכולה להתחיל רק כאשר הסתיימה קודמתה. הנתיב הקריטי קובע את משך הזמן המינימלי לניקוי המטבח. אם יש חמש משימות שצריכות להתבצע בזו אחר זו ואורכן הכולל הוא שבועיים – אין אפשרות לסיים את הפרויקט בזמן קצר מזה. אמנם, יש עוד עשר פעילויות אחרות – אך הן יכולות להיעשות במקביל. כשיש לך כוח עזר – בעלך, הבנים, הבנות, את מסמנת צבע לכל אחד מהם וכותבת מה כל אחד מהם התחייב לבצע ומתי הוא אמור לבצע זאת. הילדים רואים על הלוח את הקריטיות שבפעילות שלהם ומבינים בעזרת השרטוט הויזואלי המשכנע שאם לא ינקו היום מיטות, לא יהיה פה פסח… לוח גנט עוזר לך לשבח את הפועלים כולם ולתת קרדיט למי שאיפשר לכם להיות בקצב ולהתקדם.

דוגמאות? בבקשה:

נכון שביום שישי שורפים חמץ? אז זה אומר שביום ה' ובלילה זה בדיקת חמץ. שזה אומר שביום ה'  צריך לשטוף את כל הבית. ברור שאם אתן שוטפות את כל הבית, לא נשאר לכן כוח לבשל. אז הבישולים צריכים להעשות ביום ד'. וגם ביום ג'. אז חייבים להוריד כלים לכל המאוחר ביום ב' בלילה. זה אומר שביום א' מסיימים עם המטבח והולכים לקניות של מוצרי מזון. זה אומר שבמוצ"ש … וביום ו' מתכוננים לשבת, אז ביום ה' ספה וילונות וארון ספרים, וביום ד' חלונות של כל הבית וגם מיטות של חדר בנות, וביום ג' — וכן הלאה.

שימו לב – הסדר הוא מהסוף להתחלה! מה צריך להיות מוכן בסוף כולם יודעים ואין על כך התלבטות. ההתלבטות היא "מה אני אעשה עכשיו?" וגם "ממה להתחיל?" לוח גנט עושה לך סדר עדיפויות ברור מאין כמוהו: כשאת רואה שהגעת ליום שבו את נמצאת וחלק מהבית לא יכול להיות נקי לפסח, את כבר יודעת היום, שלושה שבועות קודם החג, על מה תצטרכי לוותר ומה לא תנקי הפעם. זה לא יקרה בפתאומיות ביום האחרון.

בהצלחה!

נ. ב.

עוד על לוח גנט – בספר הראשון של "הבית – העסק הנבחר", בפרק על כלים ניהוליים.