מחקרים על פיצול קשב נעשו כבר בשנות השמונים והתשעים, כשאנשים עדיין לא הלכו ברחוב וסימסו במעבר חציה. המחקרים הללו עסקו ביכולת של אנשים לבצע מספר פעולות במקביל, למשל – להגיב לסדרת מספרים ולומר בכל פעם את המספר שאחרי המספר שהם שמעו [שמעת 3? אמרי 4] ותוך כדי כך לעקוב בעזרת מוט קצר ביד אחר נקודת אור נודדת על הקיר שממולם.

מה קרה? יש מי שהקשיבו לספרות והגיבו היטב. יש מי שעקבו אחרי האור בעקביות. היו שנכשלו בשני הביצועים. והיו גם כמה שהצליחו לבצע את שתי המטלות בו זמנית: אותם אלו שמצליחים לארגן לעצמם סכמה מורכבת של מטלות שונות למטלה אחת מורכבת.

מה זה אומר לי, לך – לכל הנשים המלהטטות בין אינספור מטלות בו זמנית? אנחנו יכולות להבין מתוצאות המחקרים הללו מתי מולטיטסקינג – ריבוי מטלות במקביל – עוזר לנו להספיק יותר, ומתי הוא מפריע לנו וגורם לירידה בביצועים של אחת המשימות או של יותר מאחת.

לא פעם את מקבלת המלצות וטיפים בנוסח: אחד אחד, פרה פרה, תסיימי עם זה ותעברי לזה. כמרכזת, כמנהלת, כאחראית – ההמלצות נשמעות תלושות מהמציאות, אינן ברות ביצוע. אנשים שאומרים לך לפעול בליניאריות לא מכירים את העבודה: לאורך יום עבודה, וגם לאחריו, צצים אתגרים שלכל אחד יש לספק מענה הולם ולקבל החלטה עסקית ופרקטית תוך פרק זמן קצר – בדרך כלל תוך דקות. אם תשאירי אנשים על הקו ותבטיחי שתחזרי אליהם כשתסיימי את הפרויקט שאת עובדת עליו כרגע – תגרמי לעצמך להצטברות לא ריאלית של מחויבויות שאי אפשר לעמוד בהם במסגרת הזמן שמוגבל לעשרים וארבע שעות ביממה. את מוכרחה לסגור דברים מיד – להחליט כן או לא, להעביר את הטיפול הלאה ולגלגל את הפרויקט קדימה.

ואם יש שגיאות שנובעות מכך שאת עמוסה? ואם את משלמת על כך מחיר בריאותי? מה לעשות, אלו החיים במאה העשרים ואחת. אי אפשר לעצור את הטכנולוגיה, אי אפשר לעצור את החיים, אלו הדרישות של התפקיד ושל הלקוחות – אנשים מצפים לקבל תשובות מיידיות ושירות און ליין.

בייצור מדברים על זמן התכווננות של המכונות: צריך לכוון את המכונה ולהתאים אותה למוצר הבא. אם מיצרים 5 פריטים מכל מוצר ואז עוברים למוצר אחר לייצר עוד 5 פריטים שהוזמנו, מאבדים זמן יקר ביותר התכוונות. מפעלים רבים מעדיפים לשלם על אחסון והחזקת מלאי – ולחסוך בזמן הכיוונונים. הם מייצרים כמויות שיספקו לזמן ארוך יותר כדי למנוע את השבתת המכונה בגלל הכיוונון.

גם בחשיבה יש כיוונונים: בדילוג מנושא לנושא, מתחום לתחום, מהזמנת אמן לסגירת האולם לטיפול בחוגים ולתשובה בקשר לשעות עבודה של המזכירה – המוח מחפש מידע וסורק מרכזים שונים שבהם החומר מאוחסן. יש כמה שניות [כמה?] עד שאת מאחזרת את כל העניין: "אה, בקשר לזה. הוא לא ענה לך? אז תתקשרי למישהו אחר, חכי רגע, אומר לך למי. שניה. מיד אמצא לך את המספר שלו. רגע. איך קוראים לו? איפה שמתי את המספר, בא' או בנ'? תני לי לחפש – תודה שאת מחכה. מיד אמצא. הנה.

גם אם את מאלה שמארגנים במוח שלהם פעולות מורכבות והופכים אותם לפשוטות בעזרת מבנה של פעולה אחת לביצוע בזמן נתון – עדיין יקשה עליך לקבל החלטות טובות בלי לבזבז זמן "כניסה ויציאה" מהעניין שבו את עסוקה.

מה לא לעשות:

אל תנסי להראות שאת יודעת על מה מדובר, כשאת לא. שאלי מיד – "באיזה ענין? עם מי אני מדברת? אמרי שוב את השם שלך בבקשה?" כשאת מנסה לנחש תוך כדי השיחה במה מדובר כדי להיראות כבעלת זיכרון פנומנלי  – את מבזבזת זמן, ואולי גם טועה בסופו של דבר. אומרת כן כשאמרת כבר לא. מסכימה למחיר גבוה מזו שהוגש בהצעה. מסכמת על לוח זמנים שאינו בהלימה ללו"ז הכולל של האירוע.

אל תסמכי על הזיכרון שלך: כל סיכום צריך להיות בכתב, במייל, בפקס, סיכומי שיחה ופרוטוקולים של ישיבות צוות. הכל. ללא יוצא מן הכלל. נכון שאת בעניינים, ולא שוכחת כלום – מי ששוכח, עלול לשכוח שהוא שכח ולטפח את האשליה ששום דבר לא נשכח. דווקא אלו שיש להם זיכרון מעולה יודעים שהם שוכחים – הם זוכרים שהייתה עוד פיסת מידע שכרגע חסרה להם. השכחנים מרגישים שהם זוכרים הכל.

אל תדחקי את הקץ: יש די עניינים דחופים באמת, לא צריך להפוך עניינים שאינם דחופים לכאלה. אנשים רבים ינסו ללחוץ עליך לתת תשובות הרגע כי זה ממש דחוף, והאמת היא שזה ממש לא. לכן – אל תיכנעי ללחצים ואל תקבלי החלטות ואל תעני תשובות חפוזות כשיש די זמן לדחות את הטיפול בעניין לזמן אחר שבו תוכלי להתיישב בדעתך ולשקול שוב את הנתונים. משימות רבות דחופות לאחרים – ולא לך. פעלי לפי סדר העדיפויות שלך, לא של אחרים.

מה לעשות?

הקפידי על הנהלים! רכזות תרבות הן טיפוסים גמישים – הן נבחנות על פי היצירתיות, הספונטניות והיכולת לעבוד בשעות גמישות. אולי בגלל זה הן משקיעות זמן מועט בלבד בנהלים מוקפדים. ההמלצה שלי היא לבנות תהליכי עבודה: אין צורך להמציא את הגלגל בכל פעם שמפיקים אירוע – מכינים סקיצה לפרויקט ומכניסים לתוכה את הפרויקט התורן. כדאי להבנות פגישות צוות לתהליך עבודה מסודר, להחליט על סדר קבלת החלטות ולהגדיר היררכיה לאישור תקציבי. נהלים הם חסכני זמן אדירים!

הרגילי את כל הספקים שלך ואת העובדים לומר באיזה ענין הם מתקשרים, לצרף את כל הסיכומים הקודמים – למשל במייל משורשר ולא במכתבים חדשים – כשהם פונים שוב. אימרי מראש לכל מי שאת עובדת אתו שאת שוכחת, שיש עומס, שלא כדאי לתת צ'אנס לטעויות ולכן את מבקשת שבפנייה הבאה יפתחו בפרוטרוט: במקום לשאול – "מה התקדם בעניין שלי [בלי להזדהות אפילו]?" לפרט: "בקשר לחשבונית מספר 372 שנשלחה אליכם במייל לפני שבועיים – האם היא אושרה? האם כבר הועברה להנה"ח?" האנשים שמתקשרים יודעים בדיוק במה הם עסוקים כרגע – שאבי מהם את המידע ולא ממוחך העייף.

בני ערוצי תקשורת קבועים לדיווח ולמעקב. סגנון ניהולי ריכוזי משתקף במבנה ארגוני דמוי שמש: המנהל במרכז וכל המחלקות מחוברות אליו ישירות. אין היררכיה, ארגון שטוח שכולו סביב המנהל. מנהל ריכוזי מתברך בהזדמנויות רבות למולטיטסקינג כי כל בעיה מגיעה אליו והוא ספק הפתרונות של הארגון כולו. ככל שאת יכולה האצילי סמכויות והסמיכי אנשים לקבל החלטות בדרך מקובלת ולדווח לך בערוצי תקשורת קבועים.

 איך עושים את זה?

ניהול הוא מקצוע. אחת הדרכים להעמקת הידע בניהול ולהרחבת מיומנויות הניהול היא לימודים בקורסים למנהלים. בקורסים שלי ליעוץ ארגוני תפגשי מנהלות ממגוון תחומים ותלמדי בדרך של התנסות ממנחים ומנחות מעולים המכירים את המגזר מבפנים וחיים בתוך ארגונים כמונו. הקורס ייחודי בכך שהתכנים שבו מותאמים לסביבת העבודה החרדית והלומדות מקבלות כלים אמיתיים ומודלים שמתורגמים לשפת המעשה מיד ומקלים על העבודה היומיומית בניהול. הקורסים השנתיים ליעוץ ארגוני מתקיימים בירושלים, בבני ברק ובאשדוד כבר שלוש שנים ומעניקים תעודה אקדמית.