בסדנה של "יעוץ ארגוני למנהלת הבית"  קבלת כלים ניהוליים רבים, וכל אחד מהם הוזכר בהקשר כללי, שגרתי א בהקשר של החג והמועד בסמוך אליו נפגשנו. בפוסט הזה אני רוצה למקד אותך – אותם כלים בהיבטים עכשיוויים של ערב פסח.

ולמי שלא הייתה בסדנה – היכנסי לאתר "אשירה" – והירשמי לסדנה אינטרנטית מעולה! כל התכנים מוסרטים, את מורידה למחשב שלך דפי עבודה ומצגות שמלוות את התכנים ומקבלת אצלך בבית הדרכה, כלים וטיפים הכי טובים. 

אז הנה – המיקוד העכשווי לכלים המצויינים שקבלתן בסדנה:

פורים חלף לו, ופסח בפתח עם מטרות חדשות – חלקן חשובות וחלקן דחופות, ולעיתים קשה להבחין ביניהן. הזמן קצר, הכוחות מוגבלים, התקציב קצוב… איך נחלק את הכוחות שלנו בין המשימות הרבות בצורה אפקטיבית ביותר?

זכרי את הכלל של  20/80: עשרים אחוזים מהגורמים – גורמים ל80 אחוזים מן התוצאות.

כלל 20/80 מביא אותנו לחשיבה מיוחדת של אפקטיביות ויעילות. כזכור, ולמי שלא – יכולה לקרוא שוב בספר מס' 1 על שבעה כלים ניהוליים ובתוכם על עיקרון פארטו- כלל 20/80 עוסק בחשיבה ממוקדת, בעשייה ממוקדת ובמינוף של המשאבים הקיימים. כאשר אנו חושבים 50/50 אנו מניחים כי לכל גורם יש תוצאה ולכל הגורמים אותה השפעה: אם שנינו מסדרים את החדר, כל אחד עשה 50%. האומנם זה כך? בדרך כלל התשובה היא לא. יש מי שעשה יותר ולאו דווקא בזמן או בכמות. למעשה, בכל תחום של עשיה נוכל לאתר את הגורמים שהם מועטים – רק 20% – שמשפיעים על 80% מהתוצאה. הגורמים הללו הם הגורמים שבהם עלינו להשקיע, שעליהם עלינו לתת את הדעת ובהם עלינו להתמקד. כאשר נטפל בגורמים אלו נראה כי 80% מהדברים נעשים היטב, וזה הישג גדול עוד יותר בהתחשב במיזעור המאמצים.

ובתכנון לפסח: במקום לפזר את המאמצים של כל בני הבית, ההמלצה של עקרון פארטו היא להתמקד. אילו פעולות שנעשות על ידי אחרים יתנו לך תוצאות גדולות יותר? כאשר מישהו יכול להקדיש עבורך שעה של עבודה – מה תבחרי לבקש שייעשה? מהי המשימה שביצועה ייתן לך יותר מבחינת התקדמות, הכנה למשימות שעליך לבצע בעצמך או ניצול כוחותיך?

דוגמאות טובות לכך הן, למשל, לנקות את המקרר ביחד: זה לא רק ההבדל בזמן, זה בעיקר ההבדל בניצול הכוחות: המקרר נקי ואת מסוגלת להמשיך בתוכניות של היום. שימוש בחומרים טובים, שואב אבק יעיל – אלו הם דברים קטנים שמגדילים את התפוקה בצורה משמעותית. תכנון נכון של ימי ערב פסח הינו מינוף של הזמן: הקדשת זמן אחר הצהרים לילדים ולביצוע התחזוקה השוטפת של הבית (סדר, כביסות, קניות, הכנות לשבת) משאירים לך זמן מוגדר לעבודות פסח, דבר שעוזר לך להיות מציאותית יותר בציפיות שלך.

20/80 שומר על המטרות, על הדברים החשובים באמת, שיישארו במוקד העשייה שלנו בערב פסח. מהם אותם עקרונות, ערכים ויעדים שאנו רוצים להביא ביטוי בערב פסח? שמירה על סדר יום למרות ההכנות לפסח? תמיכה במעמדו של אחד מהילדים למרות שהיכולות שלו נמוכות יחסית לאחיו? קידום אג'נדה של גילוי תושיה ואחריות? אכפתיות ועדינות למרות הלחץ? כאשר אלו הם עשרים האחוזים המשפיעים שלנו אנו מקבלים החלטות בבהירות: הדברים החשובים, המשפיעים, הערכיים מוחלטים ואינם נדחים לצד בגלל הדברים המלחיצים, המסעירים  שהם שוליים אך דחופים.

יישום נוסף להבחנה בין ה20 שגורמים ל80: שאלי את עצמך – מהם אותם 20% שישפיעו על התנהלות הבית לאחר פסח? מהם אותם 20% מפעולות הניקיון שגורמים ל80% יעילות וקיצור תהליכים אחרי החג? לעיתים מדובר במיון ניירת, בארגון חומרי העבודה, בהוספת מדפים או בקניית מכשיר חשמלי. תמיד כדאי לחשוב קדימה: פסח אינו הרי החושך. אחריו יבואו ימים חשובים לא פחות שבהם נוכל להפיק תועלת מעבודתנו בערב פסח.

20/80 הוא מהפך חשיבתי שמשנה את תפיסת 50/50 שלנו וממקד אותנו בדברים המהותיים באמת. לעתים זה 70/30 לעתים 95/5. רק לעתים רחוקות קיים מצב של 50/50 בחיים. לרוב, מדובר במעט שמשפיע על הרוב. אימוץ אורח חשיבה מציאותי זה חוסך לכם כסף, מייעל תהליכים וממנף את הכוחות שאתם משקיעים בעבודתכם.

הזמנה לקפה:

איך תתארי את עוגת הבית שלך לאחר חורף של התארגנות, ניהול וציפייה לימים הבאים עלינו לטובה – ערב פסח וימי החג? באילו פרוסות יש בהירות? באילו פרוסות ה"10" הוא בר השגה? אני מזמינה אותך לכתוב תשובות לשלוש השאלות שעליהן התאמנו בקבוצה בקשר לפסח. כתבי מהם תחומי העשייה בערב פסח, ואז עני: מהו 10 בשבילך בכל תחום? איך תרגישי, מה ייתן לך להיות 10? אילו שני צעדים תוכלי לבצע השבוע לקראת המטרה של "להיות 10"? בהצלחה!